Filtern, Sortieren, Gruppieren
Diese drei Werkzeuge bestimmen, welche Einträge einer Ansicht zu sehen sind und wie sie angeordnet werden. Alle drei gelten nur für die aktuelle Ansicht — andere Ansichten desselben Grids bleiben unberührt.
Filtern
Ein Filter legt fest, welche Einträge sichtbar sind. Die Oberfläche formuliert das als In dieser Ansicht zeige Einträge ….
Einen Filter anlegen
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Filter.
- Wählen Sie Filter hinzufügen.
- Wählen Sie Feld, Bedingung und Wert.
Beispiel: Status entspricht Offen.
Verfügbare Bedingungen
Welche Bedingungen zur Auswahl stehen, hängt vom Spaltentyp ab:
| Bedingung | Verfügbar bei |
|---|---|
| entspricht / entspricht nicht | den meisten Typen |
| enthält / enthält nicht | textartigen Typen |
| ist kleiner als / ist größer als | Zahl, Kommazahl, Währung |
| ist vor / ist nach | Datum, Datum und Uhrzeit |
| enthält eines von / keines von / alle von | Mehrfachauswahl, Mehrfach-Verknüpfung |
| ist / ist nicht | Benutzer, Erstellt von |
| ist leer / ist nicht leer | fast allen Typen |
Die vollständige Zuordnung steht unter Filterbedingungen.
Relative Werte
Bei Datumsfeldern können Sie statt eines festen Datums einen relativen Ausdruck wählen:
- heute, morgen, gestern
- vor X Tagen, in X Tagen
- exaktes Datum
Bei personenbezogenen Feldern steht angemeldeter Benutzer zur Verfügung.
Persönliche Ansichten ohne Kopien
Die Kombination aus Zuständig ist angemeldeter Benutzer erzeugt eine Ansicht, die für jede Person automatisch ihre eigenen Einträge zeigt. Sie brauchen also keine Ansicht pro Teammitglied.
Filtergruppen
Mehrere Bedingungen verknüpfen Sie über Filtergruppe hinzufügen mit und beziehungsweise oder:
- und — Alle der folgenden Bedingungen treffen zu
- oder — Eine der folgenden Bedingungen trifft zu
Gruppen lassen sich verschachteln, um Ausdrücke wie „A und (B oder C)" abzubilden.
Höchstens drei Verschachtelungsebenen
ApptiveGrid erlaubt maximal drei Ebenen und meldet sonst Filterbedingungen können nur 3 Ebenen tief verschachtelt werden.
Brauchen Sie mehr, ist meist ein Hilfsfeld die bessere Lösung: Legen Sie ein Feld vom Typ Formel oder Häkchen an, das die komplexe Bedingung abbildet, und filtern Sie darauf.
Unvollständige Filter
Solange eine Bedingung unvollständig ist, meldet ApptiveGrid Alle vorhandenen Filter müssen gültig sein und wendet den Filter nicht an. Vervollständigen oder entfernen Sie die Bedingung.
Gespeicherter und temporärer Filter
Es gibt zwei Arten:
| Art | Verhalten |
|---|---|
| Gespeicherter Filter | Teil der Ansicht. Gilt für alle, die diese Ansicht sehen — auch für geteilte Links. |
| Temporärer Filter | Nur für Sie und nur in dieser Sitzung. Die Oberfläche nennt das Einträge suchen und filtern (temporär). |
Erst temporär probieren
Wenn Sie in einer Ansicht arbeiten, die auch Kollegen nutzen, verwenden Sie den temporären Filter. Ein gespeicherter Filter ändert die Ansicht für alle.
„Zeile gefiltert"
Bearbeiten Sie einen Eintrag so, dass er nicht mehr zum Filter passt, meldet ApptiveGrid Zeile gefiltert und blendet ihn aus. Der Eintrag ist nicht gelöscht — er erfüllt nur die Filterbedingung nicht mehr und ist in einer ungefilterten Ansicht weiterhin vorhanden.
Sortieren
Die Sortierung legt die Reihenfolge der Einträge fest.
- Klicken Sie auf Sortieren.
- Wählen Sie ein Feld und die Richtung.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Felder hinzu — sie greifen bei Gleichstand.
Beispiel: zuerst nach Priorität absteigend, dann nach Fällig am aufsteigend.
Gruppieren
Die Gruppierung bündelt Einträge nach den Werten eines Feldes. Jede Gruppe erhält eine Kopfzeile und lässt sich ein- und ausklappen.
Besonders geeignet sind Felder vom Typ Einzelauswahl, Häkchen, Benutzer und Eintrag verknüpfen.
Aggregate
Je Gruppe können Sie einen Kennwert einblenden:
| Aggregat | Bedeutung | Sinnvoll bei |
|---|---|---|
| Summe | Summe aller Werte | Zahl, Kommazahl, Währung |
| Durchschnitt | Mittelwert | Zahl, Kommazahl, Währung |
| Minimum | kleinster Wert | numerische Typen, Datum |
| Maximum | größter Wert | numerische Typen, Datum |
| Gefüllt | Anzahl der Einträge mit Wert | allen Typen |
| Leer | Anzahl der Einträge ohne Wert | allen Typen |
| Angehakt | Anzahl der gesetzten Häkchen | Häkchen |
| Nicht angehakt | Anzahl der nicht gesetzten Häkchen | Häkchen |
| Keines | kein Kennwert | – |
Auswertung ohne Diagramm
Gruppierung mit Summe ist der schnellste Weg zu einer Auswertung: „Umsatz je Kunde" ist eine Gruppierung nach Kunde mit der Summe des Betragsfeldes — kein zusätzliches Werkzeug nötig.
Summenzeile
Unter numerischen Spalten lässt sich eine Summe über alle sichtbaren Einträge einblenden. Sie berücksichtigt den aktiven Filter.
Verfügbar bei Zahl, Kommazahl und Währung.
Zusammenspiel
Die drei Werkzeuge wirken in dieser Reihenfolge:
- Filter entscheidet, welche Einträge überhaupt dabei sind.
- Gruppierung bündelt die verbleibenden Einträge.
- Sortierung ordnet innerhalb der Gruppen.
Summen und Aggregate beziehen sich immer auf die gefilterte Menge.
Weiter
- Suche — der Unterschied zwischen Suchen und Filtern
- Spalten verwalten
- Filterbedingungen
- Ansicht teilen