Einträge per Formular bearbeiten
Formulare legen nicht nur neue Einträge an. Sie können auch einen bestehenden Eintrag zur Bearbeitung öffnen — für Personen, die keinen Zugriff auf den Space haben.
Wofür das gut ist
| Anwendung | Ablauf |
|---|---|
| Korrektur anfordern | Sie schicken einen Link, die Person berichtigt ihre Angaben |
| Zu- oder Absage einholen | Der Eintrag existiert, nur der Status fehlt |
| Unterlagen nachreichen | Ein Dateifeld wird ergänzt |
| Daten bestätigen lassen | Jährliche Prüfung von Stammdaten |
| Rückmeldung aus einem Flow | Ein Flow verschickt den Link automatisch |
Kein Doppeleintrag
Der entscheidende Unterschied zu einem normalen Formular: Es entsteht kein zweiter Datensatz. Die Änderung landet im vorhandenen Eintrag.
Ohne diesen Weg schicken Menschen ihre Korrektur oft über dasselbe Anmeldeformular noch einmal — und Sie haben den Vorgang doppelt.
Einen Eintrag zur Bearbeitung teilen
- Öffnen Sie das Zeilenmenü des Eintrags.
- Wählen Sie Eintrag teilen.
- Wählen Sie unter Wählen Sie ein Formular aus das zu verwendende Formular.
Der Dialog heißt:
Formular zum bearbeiten teilenTeile ein Formular zum bearbeiten des Eintrags mit Anderen.
Nach dem Erstellen:
Dein Eintrag haben wir sicher veröffentlicht und ist unter der folgenden Webadresse abrufbereit.
Ein Formular ist Voraussetzung
Ohne Formular auf diesem Grid erscheint: Erstellen Sie erst ein Formular um den Eintrag mit anderen zu teilen.
Legen Sie zuerst ein Formular an — am besten eines, das genau die Felder enthält, die geändert werden dürfen.
Aus einem Flow heraus
Der Flow-Schritt Vorausgefüllter Formularlink erzeugt denselben Link automatisch.
Damit bauen Sie Rückmeldeschleifen ohne Handarbeit:
Auslöser: Eintrag wurde geändert (Status = „Prüfung nötig")
↓
Vorausgefüllter Formularlink → erzeugt den Bearbeitungslink
↓
E-Mail → verschickt ihn an die PersonSendet die Person das Formular ab, greift der Auslöser Eintrag per Formular geändert — damit kann ein weiterer Flow die Rückmeldung verarbeiten.
Formular für die Bearbeitung vorbereiten
Ein Bearbeitungsformular sollte anders aufgebaut sein als ein Erfassungsformular:
Nur zeigen, was geändert werden darf
| Ziel | Einstellung |
|---|---|
| Feld nur anzeigen, nicht ändern | Nicht änderbar |
| Feld gar nicht zeigen | Nicht sichtbar oder aus dem Formular entfernen |
| Vorhandene Dateien schützen | Nur Hinzufügen von Dateien erlauben |
| Reine Anzeige ohne Änderung | Absenden-Button ausblenden |
Die Einstellung Absenden-Button ausblenden ist ausdrücklich dafür gedacht — die Oberfläche beschreibt sie mit: Dies ist nützlich, wenn Sie das Formular nutzen um eine Ansicht zu einem Eintrag mit Anderen zu teilen.
Sicherheit
Der Link öffnet genau diesen Eintrag
Wer den Link hat, kann den Eintrag ansehen und — je nach Formular — ändern. Es gibt keine zusätzliche Prüfung, wer die Person ist.
Behandeln Sie den Link entsprechend:
- Verschicken Sie ihn nur an die betroffene Person.
- Beschränken Sie den Zugriff über Beschränkungen festlegen, wenn der Eintrag sensibel ist.
- Entfernen Sie den Link, sobald er nicht mehr gebraucht wird.
Für Formularlinks gilt das Modell Jeder / Jeder registrierte Benutzer / Jeder aus diesem Space. → Zugriff auf geteilte Inhalte
Kontobestätigung bei sensiblen Vorgängen
Über Hinweis zur Konto-Bestätigung anzeigen sehen Ausfüllende, mit welchem Konto sie angemeldet sind. An geteilten Geräten verhindert das, dass jemand unter fremdem Namen bestätigt.
Link entfernen
Über den Freigabedialog oder in der Links-Übersicht des Space. Ein entfernter Link funktioniert sofort nicht mehr.
Nach Abschluss aufräumen
Bearbeitungslinks entstehen im laufenden Betrieb oft in größerer Zahl — besonders, wenn ein Flow sie erzeugt. Sehen Sie die Links-Übersicht regelmäßig durch und entfernen Sie, was erledigt ist.