Auslöser
Der Auslöser ist das Ereignis, das einen Flow startet. Jeder Flow hat genau einen.
Im Editor liegen die Auslöser im Reiter Auslöser unter der Frage Wann soll der Flow starten?.
Der Auslöser ist die wichtigste Entscheidung
Er bestimmt nicht nur wann der Flow läuft, sondern auch welche Daten allen folgenden Schritten zur Verfügung stehen. Ein nachträglicher Wechsel bedeutet meist, die folgenden Schritte neu zu konfigurieren.
Die sechs Auslöser
| Auslöser | Beschreibung in der Oberfläche |
|---|---|
| Neuer Eintrag | Ein neuer Eintrag wurde hinzugefügt |
| Eintrag wurde geändert | Ein bestehender Eintrag wurde geändert |
| Eintrag per Formular | Neuer Eintrag per Formular hinzugefügt |
| Eintrag per Formular geändert | Bestehender Eintrag per Formular geändert |
| Webhook | Ausgelöst durch eine externe Anfrage |
| Seite anzeigen | Flow starten und Seite laden |
Neuer Eintrag
Startet, sobald in einem Grid ein Eintrag entsteht — unabhängig davon, woher er kommt: aus der Tabelle, aus einem Formular, per CSV-Import oder über einen anderen Flow.
Konfiguration: Grid auswählen.
Geeignet für: alles, was bei jedem neuen Datensatz passieren soll, egal auf welchem Weg er entstanden ist.
CSV-Import löst mit aus
Importieren Sie 500 Zeilen per CSV, entstehen 500 neue Einträge. Prüfen Sie vor einem größeren Import, ob ein Flow daran hängt — sonst gehen unbeabsichtigt 500 E-Mails raus.
Eintrag wurde geändert
Startet, wenn ein bestehender Eintrag geändert wird.
Konfiguration: Grid auswählen und optional eine Bedingung auf ein bestimmtes Feld.
Immer eine Bedingung setzen
Ohne Bedingung startet der Flow bei jeder Änderung an jedem Feld — auch bei einer korrigierten Schreibweise im Namensfeld. Das erzeugt viele überflüssige Durchläufe.
Beschränken Sie den Auslöser auf das Feld, um das es wirklich geht — etwa Status.
Nicht alle Felder taugen als Bedingung
| Feldtyp | Als Bedingung |
|---|---|
| Text, Zahl, Datum, Auswahl, Währung, Häkchen, … | mit Wertvergleich |
| Dateien, Adresse, Geolokalisierung, Unterschrift, Erstellt von, Interne Verknüpfung | nur „hat sich geändert", ohne Wertvergleich |
| Wert übernehmen, Summe berechnen, Formel | nicht wählbar |
| Erstellt am | nicht wählbar |
Berechnete Felder lösen nicht aus
Ändert sich ein Feld vom Typ Wert übernehmen, Summe berechnen oder Formel, lässt sich das nicht als Auslöser nutzen. Wollen Sie auf eine Berechnung reagieren, müssen Sie stattdessen auf das zugrunde liegende Feld reagieren.
Eintrag per Formular
Startet, wenn ein bestimmtes Formular einen neuen Eintrag anlegt.
Konfiguration: Grid und Formular auswählen.
Unterschied zu „Neuer Eintrag": Dieser Auslöser reagiert nur auf das gewählte Formular, nicht auf Einträge aus anderen Quellen.
Der übliche Auslöser für Anmeldungen
Für Bestätigungsmails, Benachrichtigungen und Genehmigungsprozesse ist das fast immer der richtige Auslöser. Er ist präziser als Neuer Eintrag und geht bei Importen oder manueller Pflege nicht versehentlich los.
Eintrag per Formular geändert
Wie oben, aber für Formulare, die einen bestehenden Eintrag bearbeiten.
Geeignet für: Rückmeldungen auf einen vorausgefüllten Formularlink — etwa eine Zu- oder Absage.
Webhook
Startet, wenn ein fremdes System eine Anfrage schickt. Damit binden Sie ApptiveGrid an beliebige andere Werkzeuge an.
Die Konfiguration erklärt sich in der Oberfläche selbst unter Link zum Starten des Flows:
Um den Flow zu starten, senden Sie eine POST-Request an die folgende URL:
POST-Request senden
Senden Sie Daten im JSON-Format per POST-Request an den obigen Link, um den Flow zu starten.
Als Webhook verwenden
Tragen Sie die URL als Webhook bei anderen Services ein. Dadurch wird der Workflow automatisch gestartet, wenn der entsprechende Service den Webhook auslöst.
Webhook testen
Sie können den Webhook testen, indem Sie einen Beispiel-JSON-Payload senden:
Dafür gibt es ein Eingabefeld JSON-Payload und die Schaltfläche Jetzt testen.
Die Webhook-URL ist ein Zugang
Wer die URL kennt, kann den Flow starten. Behandeln Sie sie wie ein Passwort: nicht in öffentliche Repositories, nicht in Chats, nicht auf Folien.
Alle aktiven Zugänge eines Space sehen Sie unter Externe Links im Überblick.
Seite anzeigen
Startet, wenn eine Seite geöffnet und abgesendet wird. Damit beginnt ein Flow mit einer Benutzeroberfläche statt mit einem Datenereignis.
Die Oberfläche erklärt:
Verwende den unten stehenden Link, um die erste Seite unseres Flows zu öffnen. Sobald diese Seite abgesendet wurde, wird der Flow gestartet.
Und zur Verteilung:
Du kannst diesen Link auch weitergeben, zum Beispiel als QR-Code für einfachen Zugriff oder auf Ihrer Webseite oder im Intranet verlinken.
Geeignet für: geführte Prozesse, bei denen zu Beginn eine Eingabemaske steht — Störungsmeldungen, Bestellungen, mehrstufige Anträge.
Zwei Schritte heißen „Seite anzeigen"
Der Auslöser Seite anzeigen startet einen Flow mit einer Seite. Die Aktion Seite anzeigen zeigt mitten im Flow eine Seite an.
Beide tragen in der Oberfläche denselben Namen. Achten Sie darauf, in welchem Reiter Sie sich befinden: Auslöser oder Aktionen.
Welcher Auslöser passt?
| Ziel | Auslöser |
|---|---|
| Reagieren auf Anmeldungen über ein bestimmtes Formular | Eintrag per Formular |
| Reagieren auf jeden neuen Datensatz, egal woher | Neuer Eintrag |
| Reagieren auf einen Statuswechsel | Eintrag wurde geändert mit Bedingung |
| Anbindung an ein fremdes System | Webhook |
| Prozess mit Eingabemaske am Anfang | Seite anzeigen |
| Rückmeldung auf einen verschickten Link | Eintrag per Formular geändert |
Veraltete Auslöser
In älteren Flows können Auslöser auftauchen, die im Editor als veraltet gekennzeichnet sind. Sie funktionieren weiter, sollten bei einer Überarbeitung aber durch die aktuellen Varianten ersetzt werden.