Sitzplätze
Ein Sitzplatz ist eine Lizenz für eine Person mit Bearbeitungsrechten in einem Space.
Die Grundregel
Der Eigentümer kann zusätzliche Plätze für NutzerInnen mit Bearbeitungsrechten erwerben. Leserechte sind kostenfrei.
Konkret:
| Rolle | Belegt einen Platz |
|---|---|
| Ansehen | nein |
| Bearbeiten | ja |
| Managen | ja |
| Eigentümer | ja |
Beliebig viele Lesende
Sie können unbegrenzt Personen mit der Rolle Ansehen in einen Space aufnehmen, ohne Plätze zu verbrauchen. Für Stakeholder, Kunden oder angrenzende Abteilungen, die nur mitlesen sollen, ist das der richtige Weg.
Verfügbare Plätze prüfen
Öffnen Sie Space-Einstellungen → Allgemein. Dort steht:
Verfügbare Plätze für NutzerInnen mit Bearbeitungsrechten:
Über Plätze anpassen ändert der Eigentümer die Anzahl.
Plätze gelten je Space
Die Anzahl hängt am einzelnen Space, nicht am Konto. Arbeiten Sie mit mehreren Spaces, hat jeder seine eigenen Plätze.
Wenn die Plätze nicht reichen
Laden Sie mehr Personen mit Bearbeitungsrechten ein als Plätze vorhanden sind, meldet ApptiveGrid:
Überschreitung der lizenzierten Plätze in Ihrem Tarif
Es scheint, als hätten Sie mehr Benutzer eingeladen, als Sie lizenzierte Plätze für NutzerInnen haben.
Sie benötigen {Anzahl} weitere Plätze.
Ändern Sie die Berechtigungen von Benutzern auf „Nur Lesen" oder buchen Sie weitere Plätze.
Zwei Wege aus der Situation:
1. Rollen herabstufen. Gehen Sie die Liste Geteilt mit durch und setzen Sie alle, die nicht wirklich bearbeiten müssen, auf Ansehen. Das ist kostenfrei und wirkt sofort.
2. Plätze nachbuchen. Über Plätze anpassen in den Space-Einstellungen. Nur der Eigentümer kann das.
Erst aufräumen, dann buchen
Erfahrungsgemäß haben in gewachsenen Spaces mehr Personen Bearbeitungsrechte, als sie brauchen — oft, weil bei der Einladung nicht darüber nachgedacht wurde. Eine Durchsicht der Rollenliste ist meist billiger als zusätzliche Plätze.
Denken Sie dabei auch an ausgeschiedene Mitarbeitende: Wer den Space nicht mehr braucht, sollte ganz entfernt werden.
Wer keinen Platz braucht
Ein häufiges Missverständnis: Nicht jede Person, die mit Ihren Daten arbeitet, braucht einen Sitzplatz.
| Diese Person … | Braucht einen Platz? |
|---|---|
| füllt ein öffentliches Formular aus | nein — kein Konto nötig |
| füllt ein auf den Space beschränktes Formular aus | nein — Rolle Ansehen genügt |
| sieht eine geteilte Ansicht über einen Link | nein |
| nutzt ein veröffentlichtes Portal | nein |
| liest Daten im Space mit | nein — Rolle Ansehen |
| ändert Einträge im Space | ja |
| baut Formulare, Ansichten oder Flows | ja |
Datenerfassung ohne Sitzplätze
Sollen viele Personen regelmäßig Daten liefern, ohne im Space zu arbeiten, ist ein Formular fast immer die richtige Lösung — nicht eine Einladung. Formulare kosten keine Plätze, unabhängig davon, wie viele Menschen sie ausfüllen.
Testphase
Neue Spaces starten mit einer Testphase. Die Space-Einstellungen zeigen:
Test-Phase verbleibende Tage:
Während der Testphase stehen erweiterte Funktionen zur Verfügung. Danach gelten die Grenzen des gebuchten Tarifs.
Nach der Testphase können Einstellungen entfallen
Läuft die Testphase aus oder wird ein Tarif herabgestuft, entfernt ApptiveGrid Einstellungen, die im niedrigeren Tarif nicht enthalten sind — insbesondere bei Formularen.
Notieren Sie sich vor einem Wechsel, welche kostenpflichtigen Funktionen Sie verwenden, damit Sie den Verlust nicht erst im laufenden Betrieb bemerken.
Weiter
- Rollen
- Personen einladen
- Space-Einstellungen — Plätze anpassen