Ersten Flow bauen

Diese Anleitung baut einen vollständigen Flow: Sobald jemand ein Anmeldeformular absendet, geht eine Bestätigungsmail raus und der Status im Grid wird gesetzt.

Voraussetzung: ein Grid mit einem Feld vom Typ E-Mail und einem Feld vom Typ Einzelauswahl (etwa Status mit den Optionen Neu und Bestätigt), dazu ein Formular darauf.

1 · Flow anlegen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich Flows.
2. Klicken Sie auf Flow erstellen.
3. Der Flow heißt zunächst Neuer Flow. Benennen Sie ihn um — bei mehreren Flows zahlt sich das schnell aus.

Sie landen im Editor, einer leeren Arbeitsfläche.

2 · Auslöser wählen

Der Editor fragt: Wann soll der Flow starten?

1. Öffnen Sie den Reiter Auslöser.
2. Wählen Sie Eintrag per Formular — Neuer Eintrag per Formular hinzugefügt.
3. Wählen Sie im Schritt das Grid und das Formular aus.

Sie können den Schritt anklicken oder per Drag & Drop auf die Fläche ziehen.

Auslöser bestimmt, welche Daten zur Verfügung stehen

Die Wahl des Auslösers entscheidet, womit alle folgenden Schritte arbeiten können. Eintrag per Formular liefert den neu angelegten Eintrag mit allen Feldern — das ist die Grundlage für alles Weitere.

Nachträglich lässt sich der Auslöser nicht einfach austauschen, ohne die folgenden Schritte anzupassen. Überlegen Sie ihn sich also zuerst.

3 · Erste Aktion: E-Mail senden

1. Öffnen Sie den Reiter Aktionen.
2. Wählen Sie E-Mail.
3. Verbinden Sie den Auslöser mit der neuen Aktion, falls das nicht automatisch geschieht.
4. Klicken Sie die Aktion an, um sie zu konfigurieren.

Im Feld Empfänger wollen Sie nicht eine feste Adresse, sondern die aus dem Eintrag. Nutzen Sie dafür Werte aus vorherigen Schritten verwenden und wählen Sie das E-Mail-Feld des Auslösers.

Betreff und Text füllen Sie genauso — feste Texte und Werte aus dem Eintrag lassen sich mischen.

Feldwerte einfügen

In Textfeldern öffnet Strg + Leertaste die Auswahl der verfügbaren Grid-Felder. Der Editor blendet diesen Hinweis auch selbst ein.

4 · Zweite Aktion: Eintrag aktualisieren

1. Wählen Sie im Reiter Aktionen den Schritt Eintrag aktualisieren.
2. Verbinden Sie ihn hinter die E-Mail-Aktion.
3. Als zu aktualisierenden Eintrag wählen Sie den Eintrag aus dem Auslöser.
4. Setzen Sie das Feld Status auf Bestätigt.

Der Flow steht.

5 · Testen

Testen Sie, bevor Sie den Flow scharf schalten. Ein fehlerhafter Flow, der auf echte Formulareingaben reagiert, verschickt fehlerhafte Mails an echte Menschen.

Im Editor stehen mehrere Testarten zur Verfügung. Für diesen Fall passt Mit Daten aus dem Flow Formular — Das Formular öffnen und mit übermittelten Daten testen.

Alternativ: Flow testen verwendet die letzte Zeile des Grids.

Nach dem Test prüfen Sie im Reiter Verlauf, ob der Durchlauf den Status Fertig hat. Bei Fehler öffnen Sie ihn und sehen über Fehlerdetails anzeigen, woran es lag.

→ Flows testen

6 · In Betrieb nehmen

Läuft der Test sauber durch, ist der Flow einsatzbereit. Er reagiert ab jetzt auf jede echte Formulareingabe.

Erst mit einer echten Eingabe prüfen

Senden Sie das Formular einmal selbst ab, mit Ihrer eigenen Adresse. Ein Testlauf im Editor und ein echter Durchlauf verhalten sich nicht immer identisch — insbesondere bei Feldern, die nur im Formular gesetzt werden.

Arbeiten im Editor

Werkzeug	Zweck
Auf alle Knoten zentrieren	Holt alle Schritte ins Bild
Knoten automatisch anordnen	Räumt die Anordnung auf
Minimap ein-/ausblenden	Übersicht bei großen Flows

Das Menü an einem Schritt bietet Umbenennen, Konfigurieren, Verbindung hinzufügen und Löschen.

Schritte umbenennen

Standardnamen wie „E-Mail" sagen bei fünf Mail-Schritten nichts mehr. Benennen Sie Schritte nach ihrer Aufgabe — „Bestätigung an Teilnehmer", „Info an Team". Das zahlt sich in der Fehlersuche aus.

Typische Anfängerfehler

Symptom	Ursache
Flow startet nicht	Kein Auslöser gesetzt, oder der Auslöser zeigt auf ein anderes Grid oder Formular
Flow startet, tut aber nichts	Die Schritte sind nicht miteinander verbunden
E-Mail geht an niemanden	Im Empfängerfeld steht ein fester Text statt eines Feldwerts
Aktualisierung greift nicht	Der Schritt aktualisiert nicht den Eintrag aus dem Auslöser
Flow hat noch Fehler	Ein Schritt ist unvollständig konfiguriert

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