Externe Links im Überblick
Unter Space Einstellungen → Links stehen alle externen Zugänge eines Space:
Hier ist eine Liste aller externen Links in diesem Space
Die wichtigste Seite für den Überblick
Dies ist die einzige Stelle, an der alle nach außen offenen Zugänge gesammelt sichtbar sind. Formularlinks entstehen im Formular, Portallinks auf der Seite, Webhook-Adressen im Flow — hier laufen sie zusammen.
Wer wissen will, was von außen erreichbar ist, sieht hier nach.
Link-Typen
| Typ | Bedeutung | Entsteht in |
|---|---|---|
| Eintrag hinzufügen | Formularlink zum Anlegen | Formular teilen |
| Eintrag bearbeiten | Formularlink zum Bearbeiten | Einträge per Formular bearbeiten |
| Seite | Portal-Link | Portal veröffentlichen |
| Flow starten | Webhook-Adresse | Flow per Webhook starten |
| Flow Ausführung | Link auf einen laufenden Durchlauf | Seiten in Flows |
| Space-Einladung | Einladungslink | Personen einladen |
Links ohne Namen erscheinen als Unbenannt.
Links benennen
Wenn Sie über Link hinzufügen mehrere Links auf dasselbe Formular anlegen, vergeben Sie sprechende Namen — „Newsletter", „Messestand", „Website". Sonst stehen hier fünf Einträge, bei denen niemand mehr weiß, welcher wozu gehört.
Warum das regelmäßig prüfen
Ein Link bleibt aktiv, bis er entfernt wird
Geteilte Links laufen nicht ab. Sie funktionieren weiter:
- nachdem das Projekt beendet ist
- nachdem die Kampagne ausgelaufen ist
- nachdem die Person das Unternehmen verlassen hat
- nachdem der anbindende Dienst abgeschaltet wurde
Niemand wird Sie darauf hinweisen. Nur diese Liste zeigt, was noch offen ist.
Ein sinnvoller Anlass für eine Durchsicht:
| Anlass | Worauf achten |
|---|---|
| Projekt abgeschlossen | Portale und Formulare des Projekts |
| Kampagne beendet | Die zugehörigen benannten Formularlinks |
| Personalwechsel | Alles, was diese Person erstellt oder erhalten hat |
| Fremdsystem abgeschaltet | Webhook-Adressen vom Typ Flow starten |
| Regelmäßig, etwa quartalsweise | Alles |
Nach einem Personalwechsel besonders wichtig
Das Entfernen einer Person aus dem Space beendet nur ihren Space-Zugriff. Links, die sie erstellt oder erhalten hat, funktionieren weiter — auch für sie.
Link entfernen
Über die Liste. Ein entfernter Link funktioniert sofort nicht mehr — auch nicht für Personen, die ihn gespeichert haben oder ihn gerade geöffnet halten.
Gedruckte Codes und eingebettete Portale
Ein QR-Code auf einem Aushang oder ein in eine fremde Website eingebettetes Portal lässt sich nicht zurückrufen. Beides zeigt nach dem Entfernen ins Leere.
Prüfen Sie vor dem Löschen, wo ein Link im Umlauf ist. Für gedrucktes Material lohnt sich ein eigener, dauerhaft bestehender Link.
Bereits eingegangene Einträge bleiben selbstverständlich erhalten.
Zugriff beschränken statt entfernen
Statt einen Link zu löschen, können Sie ihn beschränken:
| Was Sie teilen | Möglichkeiten |
|---|---|
| Formular | Jeder / Jeder registrierte Benutzer / Jeder aus diesem Space |
| Ansicht oder Portal | Alle / Mit Anmeldeinformationen |
→ Zugriff auf geteilte Inhalte
Was die Liste nicht zeigt
Zwei Einschränkungen
- Sie ist auf einen Space begrenzt. Bei mehreren Spaces müssen Sie jeden einzeln prüfen.
- Die Anzeige kann gefiltert sein. Je nach Einstellung sind nicht alle technischen Linktypen sichtbar. Für eine vollständige Bestandsaufnahme sensibler Zugänge sollten Sie zusätzlich die Freigabedialoge der einzelnen Formulare, Ansichten und Seiten durchsehen.
Anzahl der Links
Tarifabhängig
Wie viele zusätzliche Links Sie je Formular oder Portal anlegen können, hängt vom Tarif ab.