Vorausgefüllte Links
Ein vorausgefüllter Link öffnet ein Formular, in dem bestimmte Felder bereits befüllt sind. Ausfüllende müssen weniger eingeben — und Sie wissen mehr über den Kontext.
Link erzeugen
Im Freigabedialog eines Formulars: Formular vorausgefüllt teilen.
Es öffnet sich ein Editor mit dem Formular selbst:
Erstellen Sie einen Link, um dieses Formular vorab auszufüllen.
Geben Sie bitte die Daten in die entsprechenden Formularfelder ein. Kopieren Sie den generierten Link und nutzen Sie ihn, um das Formular mit den vorausgefüllten Daten schnell und einfach zu teilen.
Sie füllen also einfach das Formular so aus, wie es Empfänger vorfinden sollen, und kopieren den erzeugten Link.
Typische Anwendungen
Herkunft mitschreiben
Legen Sie im Grid ein Feld Quelle an, setzen Sie es im Formular auf Nicht sichtbar, und erzeugen Sie je Kanal einen Link mit unterschiedlichem Wert — Newsletter, Website, Messe.
Ausfüllende merken nichts davon. Sie sehen später in einer nach Quelle gruppierten Ansicht, welcher Kanal wie viel gebracht hat.
Der häufigste Anwendungsfall
Diese Kombination aus verstecktem Feld und vorausgefülltem Link ist der Standardweg, um Kampagnen auseinanderzuhalten — ohne dass Ausfüllende etwas zusätzlich angeben müssen.
Wiederkehrende Angaben vorbelegen
Standort, Abteilung, Veranstaltung, Ansprechpartner: alles, was für eine Gruppe von Ausfüllenden gleich ist. Setzen Sie die Felder zusätzlich auf Nicht änderbar, wenn der Wert feststehen soll.
Aus einem Flow heraus verschicken
Der Flow-Schritt Vorausgefüllter Formularlink erzeugt einen Link, der einen bestehenden Eintrag zur Bearbeitung öffnet.
Damit bauen Sie Rückmeldeschleifen: Der Flow schickt eine E-Mail mit dem Link, die Person ergänzt oder korrigiert etwas, und die Änderung landet direkt im vorhandenen Eintrag — ohne Doppeleintrag.
→ Aktionen
Einen Flow mit festen Werten starten
Kombiniert mit Automatisch absenden entsteht ein Link, der beim Öffnen sofort absendet und damit einen Flow startet. Als QR-Code auf einem Aushang genügt ein Scan.
Auto-Absenden braucht vollständige Vorbelegung
Sendet sich das Formular selbst ab, hat niemand Gelegenheit, Pflichtfelder zu füllen. Alle benötigten Werte müssen über den Link oder über Vorausgefüllt gesetzt sein — sonst schlägt das Absenden fehl.
Auf Seiten
Auch Buttons auf einer Seite können ein Formular vorausgefüllt öffnen. Der Dialog dazu heißt Formular vorausfüllen — Button konfigurieren, um Formulardaten vorauszufüllen.
Grenzen und Vorsicht
Vorbelegte Werte stehen im Link
Die Werte sind Teil der Adresse und damit für jeden lesbar, der den Link hat — auch bei Feldern, die auf Nicht sichtbar stehen.
Legen Sie dort keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten hinein. „Nicht sichtbar" heißt nicht „geheim": Es blendet das Feld in der Oberfläche aus, mehr nicht.
Feld gelöscht — Link unbrauchbar
Ein vorausgefüllter Link verweist auf konkrete Felder. Wird ein Feld gelöscht oder sein Typ geändert, greift die Vorbelegung nicht mehr. Prüfen Sie nach Strukturänderungen die im Umlauf befindlichen Links.
Links benennen
Erzeugen Sie über Link hinzufügen je Kanal einen eigenen, benannten Link. So sehen Sie in der Links-Übersicht, welcher Link wozu gehört, und können einzelne gezielt abschalten.