Zugriff auf geteilte Inhalte
Jeder geteilte Link in ApptiveGrid ist standardmäßig für jede Person mit dem Link erreichbar. Wer den Zugriff einschränken will, muss das ausdrücklich einstellen.
Der wichtigste Punkt zuerst
Ein Freigabelink ist nicht erratbar, aber ungeschützt. Wird er weitergeleitet, in einen Chat kopiert oder in einer E-Mail zitiert, funktioniert er dort weiter.
Behandeln Sie einen unbeschränkten Link wie eine Veröffentlichung.
Zwei unterschiedliche Modelle
ApptiveGrid kennt zwei getrennte Beschränkungsmodelle. Welches gilt, hängt davon ab, was Sie teilen. Das ist die häufigste Verwechslung in diesem Bereich.
| Sie teilen … | Modell | Dialog |
|---|---|---|
| Formular | Wer darf zugreifen — nach Konto | Zugriffsbeschränkungen festlegen |
| Ansicht oder Seite/Portal | Benutzername und Passwort | Zugriffsberechtigungen einstellen |
Die beiden Modelle lassen sich nicht mischen. Ein Formularlink kennt kein Passwort, ein Ansichtslink keine Kontoprüfung.
Formulare: Zugriff nach Konto
Im Freigabedialog eines Formulars führt Beschränkungen festlegen zum Dialog Zugriffsbeschränkungen festlegen mit der Frage Legen Sie fest, wer über diesen Link auf das Formular zugreifen darf.
Drei Stufen:
Jeder
Jeder mit diesem Link kann darauf zugreifen.
Keine Anmeldung nötig. Die Voreinstellung.
Geeignet für: öffentliche Anmeldungen, Kontaktformulare, Umfragen, Rückmeldungen von Kunden.
Jeder registrierte Benutzer
Nur registrierte Benutzer können mit diesem Link darauf zugreifen.
Die Person muss ein ApptiveGrid-Konto haben und angemeldet sein — aber nicht Mitglied Ihres Space.
Geeignet für: Formulare, bei denen Sie eine nachvollziehbare Identität brauchen, die Ausfüllenden aber nicht zum Space gehören.
Das ist eine niedrige Hürde
Ein ApptiveGrid-Konto kann sich jede Person anlegen. Diese Stufe stellt sicher, dass jemand angemeldet ist — nicht, dass es die richtige Person ist. Für vertrauliche Daten reicht sie nicht.
Jeder aus diesem Space
Nur wer zu diesem Space eingeladen wurde, kann darauf zugreifen.
Die strengste Stufe. Nur Personen mit einer Rolle in diesem Space.
Geeignet für: interne Formulare — Urlaubsanträge, Störungsmeldungen, interne Erfassung.
Jede Rolle genügt
Auch die Rolle Ansehen reicht aus, um ein so beschränktes Formular auszufüllen. Sie müssen niemandem Bearbeitungsrechte geben, nur damit er ein Formular absenden kann — und verbrauchen damit auch keinen Sitzplatz.
Ansichten und Portale: Benutzername und Passwort
Beim Teilen einer Ansicht oder beim Veröffentlichen einer Seite führt Beschränkungen festlegen zum Dialog Zugriffsberechtigungen einstellen mit dem Text Legen Sie fest, wer Zugriff hat.
Zwei Stufen:
Alle
Jede Person mit dem Link kann zugreifen
Die Voreinstellung. Kein Schutz über den Link hinaus.
Mit Anmeldeinformationen
Zugriff nur mit Benutzername und Passwort
Sie vergeben ein Benutzername/Passwort-Paar. Beim Öffnen erscheint eine Anmeldemaske.
Diese Zugangsdaten haben nichts mit ApptiveGrid-Konten zu tun. Es ist ein eigenständiges Paar, das nur für diesen Link gilt. Die Empfänger brauchen kein Konto.
Zugangsdaten sind nur einmal sichtbar
Nach dem Speichern bestätigt ApptiveGrid mit Berechtigungen aktualisiert und weist ausdrücklich darauf hin:
Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, den Benutzernamen und das Passwort später einzusehen. Sie können diese jedoch jederzeit neu setzen.
Notieren Sie die Zugangsdaten sofort an sicherer Stelle. Gehen sie verloren, müssen Sie neue vergeben und allen Empfängern erneut zuschicken.
Ein Passwort je Empfängerkreis
Legen Sie über Link hinzufügen mehrere Links auf dieselbe Ansicht an und geben Sie jedem eigene Zugangsdaten. So können Sie den Zugang einer einzelnen Gruppe entziehen, ohne allen anderen ein neues Passwort schicken zu müssen.
Was der Filter einer Ansicht leistet — und was nicht
Beim Teilen einer Ansicht sehen Empfänger nur, was in dieser Ansicht sichtbar ist. Filter und ausgeblendete Spalten wirken also mit.
Filter sind Sichtschutz, kein Zugriffsschutz
Verlassen Sie sich bei wirklich vertraulichen Daten nicht allein auf Filter und ausgeblendete Spalten. Kombinieren Sie sie mit einer Zugriffsbeschränkung.
Für echte Trennung ist die sauberste Lösung, sensible Daten gar nicht erst in dasselbe Grid zu legen.
Die richtige Stufe wählen
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Öffentliches Anmeldeformular | Formular, Jeder |
| Kundenrückmeldung per QR-Code | Formular, Jeder |
| Internes Formular fürs Team | Formular, Jeder aus diesem Space |
| Statusübersicht für einen Kunden | Ansicht, Mit Anmeldeinformationen |
| Öffentliches Portal | Seite, Alle |
| Portal nur für Partner | Seite, Mit Anmeldeinformationen |
| Personenbezogene oder vertrauliche Daten | Nicht per Link teilen — Personen in den Space einladen |
Regelmäßig prüfen
Geteilte Links geraten in Vergessenheit. Die Seite Externe Links im Überblick listet alle externen Zugänge eines Space an einer Stelle: Formularlinks, Ansichtslinks, Portale, Flow-Starts und Einladungen.
In die Routine aufnehmen
Sehen Sie diese Liste in regelmäßigen Abständen durch und entfernen Sie, was nicht mehr gebraucht wird — besonders nach abgeschlossenen Projekten, ausgelaufenen Kampagnen und Personalwechseln.