Ihr erstes Grid
Ein Grid ist eine Tabelle mit strukturierten Daten. Es ist der Ausgangspunkt für alles Weitere: Formulare schreiben in ein Grid, Ansichten zeigen ein Grid, Flows reagieren auf Änderungen in einem Grid.
Grid anlegen
- Öffnen Sie den Space, in dem das Grid entstehen soll.
- Wählen Sie in der Seitenleiste im Bereich Grids die Schaltfläche Grid hinzufügen.
- Vergeben Sie einen Namen.
ApptiveGrid legt automatisch eine erste Ansicht an. Sie arbeiten also nie direkt „im Grid", sondern immer in einer Ansicht darauf — siehe Was ist eine Ansicht.
Namen später ändern
Grids lassen sich jederzeit über das Kontextmenü umbenennen. Verknüpfungen, Formulare und Flows bleiben dabei erhalten, weil sie intern nicht über den Namen verweisen.
Einträge anlegen
Ein Eintrag ist eine Zeile. Sie legen ihn auf drei Wegen an:
| Weg | Wann sinnvoll |
|---|---|
| Direkt in der Tabelle | Beim Aufbau und für schnelle Korrekturen |
| Über die Detailansicht | Wenn viele Felder zu füllen sind |
| Über ein Formular | Wenn andere Personen Daten liefern sollen |
| Über einen Flow | Wenn Einträge automatisch entstehen sollen |
Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Eintrag in der Detailansicht mit allen Feldern untereinander.
Grenze für Einträge je Grid
Die Anzahl der Einträge pro Grid ist tarifabhängig. Nähern Sie sich der Grenze, blendet ApptiveGrid einen Hinweis ein.
Felder anlegen
Ein Feld ist eine Spalte. Jedes Feld hat einen Spaltentyp, der bestimmt:
- welche Werte zulässig sind,
- wie der Wert dargestellt wird,
- welche Filterbedingungen zur Verfügung stehen,
- ob und wie er in Formularen abgefragt werden kann.
So legen Sie ein Feld an:
- Klicken Sie am rechten Ende der Spaltenköpfe auf +.
- Vergeben Sie einen Spaltennamen.
- Wählen Sie den Spaltentyp.
- Konfigurieren Sie den Typ, falls er Einstellungen hat (etwa Auswahloptionen oder eine Währung).
Den richtigen Spaltentyp wählen
Der Typ ist die wichtigste Entscheidung beim Anlegen eines Feldes. Eine grobe Orientierung:
| Sie wollen erfassen … | Spaltentyp |
|---|---|
| Kurzen Text, Namen, Betreff | Text |
| Längeren, formatierten Text | Formatierter Text |
| Ganze Zahl (Menge, Anzahl) | Zahl |
| Zahl mit Nachkommastellen | Kommazahl |
| Geldbetrag | Währung |
| Datum ohne Uhrzeit | Datum |
| Datum mit Uhrzeit | Datum und Uhrzeit |
| Ja/Nein | Häkchen |
| Eine Option aus einer festen Liste | Einzelauswahl |
| Mehrere Optionen aus einer Liste | Mehrfachauswahl |
| Verweis auf einen Eintrag in einem anderen Grid | Eintrag verknüpfen |
| Verweise auf mehrere Einträge | Mehrere Einträge verknüpfen |
| Dateien und Bilder | Dateien |
| Postanschrift | Adresse |
| Geokoordinaten | Geolokalisierung |
| E-Mail-Adresse | |
| Telefonnummer | Telefon |
| Webadresse | Weblink |
| Unterschrift | Unterschrift |
Die vollständige Liste mit allen Einstellungen steht in der Spaltentypen-Referenz.
Automatisch gefüllte Felder
Drei Typen befüllt ApptiveGrid selbst — Sie können sie nicht bearbeiten:
- Erstellt am — Zeitpunkt der Anlage
- Erstellt von — wer den Eintrag angelegt hat
- Benutzer — ein Verweis auf eine Person
„Erstellt von" zeigt nicht nur Menschen
Wurde ein Eintrag über ein Formular angelegt, steht dort Formular-Link. Kam er über die Programmierschnittstelle, steht dort API Zugangsdaten. Das hilft bei der Frage, woher ein Datensatz stammt.
Berechnete Felder
Drei Typen berechnen ihren Wert aus anderen Daten und sind ebenfalls schreibgeschützt:
- Wert übernehmen — holt einen Wert aus einem verknüpften Eintrag
- Summe berechnen — summiert Werte über mehrere verknüpfte Einträge
- Formel — berechnet einen Wert aus einem Ausdruck
Diese Typen setzen voraus, dass bereits eine Verknüpfung besteht. Details unter Berechnete Felder.
Feld ändern
Über das Menü im Spaltenkopf ändern Sie Name, Typ und Beschreibung.
Typänderung kann Daten verlieren
Ändern Sie den Typ eines Feldes, versucht ApptiveGrid die vorhandenen Werte zu übernehmen. Passt ein Wert nicht zum neuen Typ, geht er verloren. Bei gefüllten Spalten sollten Sie vorher einen CSV-Export als Sicherung ziehen.
Zwei Fehlermeldungen treten hier regelmäßig auf:
„Änderung nicht möglich. Dieses Feld wird in einem Filter verwendet." Ein Filter in einer Ansicht verweist auf dieses Feld. Entfernen Sie den Filter, dann ändern Sie das Feld.
„Der Name existiert bereits" Feldnamen müssen innerhalb eines Grids eindeutig sein.
Feld löschen
Das Löschen erfordert eine Bestätigung, weil die Spalte samt Inhalt aus allen Einträgen verschwindet. Prüfen Sie vorher, ob Formulare, Ansichten, Filter oder Flows dieses Feld verwenden.
Weiter
- Grids verknüpfen — Daten über mehrere Grids verteilen
- Was ist eine Ansicht — Daten unterschiedlich darstellen
- Formular erstellen — Daten von anderen erfassen lassen
- Spaltentypen-Referenz — alle Typen im Detail